Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg – Aanbesteden

0

  • Home » 
  • Regelgeving en financiering – regelge.. » 
  • Aanbesteden

Organisaties binnen zorg en welzijn krijgen steeds meer te maken met Europees aanbesteden. Aanbesteden is een complexe manier van inkopen door de overheid waar u ook actief aan kan meedoen. Op deze pagina worden enkele zaken uiteen gezet, zoals:

Wat is aanbesteden?

De inkoop van commerciële diensten, leveringen en werken door de overheid en publiekrechtelijke instellingen met behulp van bepaalde spelregels noemen we aanbesteden. Onder diensten worden alle immateriële zaken verstaan, zoals het inhuren van een adviesbureau om onderzoek te verrichten. Leveringen betreffen materiële goederen, dingen die je vast kunt pakken. Onder werken worden civieltechnische activiteiten verstaan, zoals de aanleg van een weg.

De spelregels van het aanbesteden schrijven voor dat de inkoopprocedure openbaar, transparant en non-discriminatoir moet zijn, zodat alle verkopende partijen gelijke kansen hebben bij het dingen naar een opdracht. Door aan te besteden worden diensten, leveringen en werken tegen een zo gunstig mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding uitgevoerd. De regels voor het aanbesteden staan genoemd in twee Europese richtlijnen, die inmiddels zijn omgezet naar de Nederlandse wetgeving: het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (Bass).

Er is een uitzondering op de verplichting tot aanbesteden door overheden als de diensten of leveringen worden verstrekt aan een publiekrechtelijke instelling die het alleenrecht heeft gekregen om die diensten te mogen verrichten. Dit alleenrecht moet dan wel wettelijk zijn vastgelegd, voorzien in een behoefte van algemeen belang en hoofdzakelijk worden gefinancierd of onder toezicht en zeggenschap staan van de aanbestedende overheid. De GGD is hier een voorbeeld van.

Aanbestedingsvormen

Er bestaan diverse vormen van aanbesteden. De vorm (en procedures) van het aanbesteden hangen af van de inhoud en de waarde van de opdracht. De verschillende aanbestedingsvormen voor diensten en leveringen bij de decentrale overheid worden hieronder besproken en in de tabel weergegeven.

Aanbesteding van leveringen en diensten Bedrag opdracht bij decentrale overheid Algemene bekendmaking Openbaar Niet-openbaar Aantal partijen
Europees >€211.000 Verplicht Europees Mogelijk Mogelijk
Nationaal €90.000-€211.000 Verplicht nationaal Mogelijk Mogelijk  
Meervoudig onderhands €10.000-€90.000 Mogelijk Mogelijk Mogelijk >3  
Enkelvoudig onderhands €10.000 Mogelijk Mogelijk Mogelijk >1  

Informatie over drempelbedragen die gelden voor werken en aanbestedingen bij de rijksoverheid vindt u op de website aanbestedingenonline.

Europees – niet Europees

We spreken over Europese aanbestedingen wanneer de waarde van de opdracht de aanbestedende partij verplicht om de Europese procedure tot aanbesteden te hanteren. Per 1 januari 2006 is dit bedrag gesteld op > € 211.000 voor leveringen en diensten bij de decentrale overheden. Dit bedrag is in alle landen van de Europese Unie hetzelfde in verband met eerlijke concurrentie en vrijemarktbeginselen. De drempelwaarden worden om de twee jaar op nieuw vastgesteld. Voor de centrale overheid ligt dit bedrag lager, namelijk € 137.000.

Het is verplicht de Europese aanbesteding te publiceren in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, zodat ook niet-Nederlandse bedrijven kunnen meedoen met de aanbesteding. Hier moet ook worden gemeld wie uiteindelijk de aanbestedings-opdracht mag gaan uitvoeren. Lees meer over de procedure Europees aanbesteden »

Voor alle typen aanbesteding geldt dat deze zowel openbaar als niet-openbaar kunnen zijn.

Openbaar – niet openbaar

Een (Europese) aanbesteding kan zowel openbaar als niet-openbaar zijn. Dit wordt door de aanbestedende partij bepaald.

Bij een openbare aanbesteding kan, na een algemene bekendmaking van de aanbesteding, elke belangstellende een offerte indienen bij de aanbestedende partij.
We spreken van een niet-openbare aanbesteding wanneer na algemene bekendmaking van de opdracht partijen hun interesse bekend kunnen maken en vervolgens slechts op uitnodiging van de aanbestedende partij een offerte mogen indienen. De aanbestedende partij hanteert dus een preselectie. Een niet-openbare aanbesteding vinden we vaak terug bij complexe projecten. Het beoordelen van de offertes kost zo minder tijd (er komen immers minder offertes binnen). De niet-openbare procedure duurt echter 1,5 maand langer dan openbare procedure vanwege andere termijnen. Lees meer over de termijnen bij een Europese aanbesteding »

Enkelvoudig onderhands – meervoudig onderhands

Een aanbesteding is enkelvoudig onderhands wanneer de opdracht een waarde heeft die onder € 10.000 ligt en minimaal één partij wordt uitgenodigd om een aanbod te doen.
Een meervoudig onderhandse aanbesteding is verplicht bij opdrachten met een waarde tussen €10.000 en €90.000. Er worden dan minimaal 3 offertes aangevraagd of er vindt een openbare aanbesteding plaats via internet of een regionaal dagblad.

Opdrachten met een waarde onder €10.000 mogen uiteraard ook meervoudig onderhands worden aanbesteed.

Nationale aanbesteding

Bij bedragen boven de €90.000 maar onder de Europese drempels wordt de opdracht openbaar aanbesteed met publicatie op nationaal niveau, via internet of via een landelijk dagblad.

Specifieke aanbestedingsvormen

De globale indeling van aanbestedingen kan worden aangevuld met specifieke aanbestedingsvormen, die zowel Europees, nationaal als meervoudig kunnen zijn, onder andere:

  • De aanbestedingsplichtige partij kan een Europese aanbesteding als één grote opdracht uit besteden, maar heeft ook de keuze deze in kleinere opdrachten (percelen) te verdelen die niet-Europees worden aanbesteed. Dit noemt men een

    ‘Opdracht in percelen’. (meer informatie in de paragraaf alternatieven?).

  • Bij de procedure ‘concurrentiegerichte dialoog‘ voert de aanbestedende dienst een dialoog met geselecteerde ondernemers om zo de offerte/ opdracht te kunnen

    formuleren. Op grond van de dialoog worden enkele ondernemers uitgenodigd om in te schrijven op de aanbesteding. Deze dialoog verlengt de aanbestedingsprocedure.

  • Gunning via onderhandeling (met en zonder bekendmaking).
  • Prijsvragen.

Aanbesteden binnen zorg en welzijn

Veel diensten en leveringen die binnen de sector zorg en welzijn vallen, moeten door de overheid of publiekrechtelijke instellingen worden aanbesteed. Met de invoering van de Wmo zijn gemeenten verplicht de uitvoering van de maatschappelijke ondersteuning aan derden uit te besteden.

Bij leveringen gaat het om materiële goederen, zoals:

  • Het leveren van rolstoelen
  • Maaltijdenbezorging

Bij diensten gaat het om immateriële zaken. Denk daarbij aan:

  • Huishoudelijke verzorging
  • Trajectbegeleiding voor diverse doelgroepen langdurig werklozen
  • Leerlingenvervoer
  • Personenvervoer
  • Begeleidingstaken van diverse doelgroepen (zoals mensen met een beperking)

Procedure Europees aanbesteden

De basisprocedure voor Europees aanbesteden ziet er als volgt uit:

1. Aanbesteding bekend maken

De aanbestedende partij maakt de opdracht Europees openbaar bij het Bureau
voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan via een electronisch informatiesysteem. Naast een opdrachtbeschrijving, worden ook de selectie- en gunningcriteria en een tijdschema van de procedure

gepubliceerd. Op ‘Tenders electronic daily’ vindt u alle Europese aanbestedingen.

2. Offertes leveren

Partijen doen -al dan niet in samenwerking met andere partijen- een aanbieding aan de aanbestedende partij. Informatie die wordt opgevraagd bij de aanbestedende partij, wordt via een nota van toelichting gedeeld met de andere aanbieders. Eerlijke concurrentie blijft zo mogelijk.

3. Aanbiedingen wegen

De opdrachtgever weegt de offertes zo objectief mogelijk tegen de vooraf
vastgestelde selectie- en gunningcriteria.

4. Selectie bekend maken

De opdrachtgever maakt aan elke aanbieder bekend wie de opdracht zal uitvoeren, voorzien van motivatie (ook bij afwijzing van aanbieders). Ook licht de
opdrachtgever het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg hierover in.

5. Beroep- en bezwaarperiode

De aanbieders die zijn afgewezen, hebben minimaal 15 dagen de tijd om bezwaar aan te tekenen tegen de gunning.

6. Formele gunning

Pas na het verlopen van de bezwaar- en beroepsperiode, kan de opdracht officieel
gegund worden.

Termijnen Europese aanbesteding

De Europese aanbestedingsprocedure tussen de bekendmaking van de aanbesteding en de sluitingsdatum voor het insturen van offertes duurt wettelijk minimaal 52 dagen. Vervolgens dient er binnen 48 dagen een aanbieder geselecteerd te zijn en dit resultaat Europees bekend zijn gemaakt. De niet-openbare aanbesteding duurt langer vanwege de selectiefase: minimaal 37 dagen voor het aanmelden van kandidaten, plus minimaal 40 dagen voor het indienen van een offerte.

Voor sommige diensten, zoals indicatiestelling- en advisering binnen de Wmo, is het mogelijk een lichtere Europese aanbestedingsprocedure te doorlopen, de zogenoemde IIB-diensten. De diensten hoeven in dat geval niet internationaal openbaar gemaakt te worden. Buitenlandse bedrijven mogen echter niet geweerd worden van de aanbesteding; ook de aanbesteding van IIB-diensten moeten voldoen aan de spelregels van openbaarheid, transparantie en non-discriminatoir.
De aanbestedingsprocedure voor IIB-diensten wordt zo met een aantal maanden ingekort. De procedure duurt in totaal minimaal 16 weken. Het is niet altijd duidelijk of een bepaalde dienst, zoals huishoudelijke hulp, op deze lijst van diensten hoort en dus de lichtere procedure mag doorlopen.

Voor leveringen bestaat er geen lichtere aanbestedingsprocedure. De WVG-voorzieningen vallen dus onder de volledige procedure. Een groot deel van de welzijnsdiensten komt daarentegen weer voor in bijlage IIB.

De aanbestedingsprocedure kan ook worden ingekort door een dynamisch aankoopsysteem te hanteren. Dit wil zeggen dat de aanbesteding online bekend wordt gemaakt door de aanbestedende partij en dat de benodigde bijlagen via de website zijn te verkrijgen.

Bij een niet-openbare aanbesteding kan, in urgente gevallen, ook een spoedprocedure worden gevolgd. Er moet dan wel worden aangetoond dat er sprake is van objectieve dringende redenen en een uitzonderlijke situatie. Een rechter kan evenwel oordelen dat de spoedprocedure niet mag worden toegepast.

Voor de niet-Europese aanbestedingen zijn geen officiële termijnen vastgesteld. Wel is afgesproken dat de termijnen in redelijke verhouding moeten zijn met de opdracht.

Europese selectie- en gunningcriteria

De criteria hebben aan als doel aanbieders te kunnen uitsluiten van deelname (selectiecriteria) en aanbieding(en) uit te kunnen kiezen door middel van waarderingscijfers (gunningcriteria).

De selectiecriteria toetsen objectief of de aanbieder voldoet aan de aanbestedingsopdracht, op het gebied van:

  1. faillissement, het niet afdragen van belastingen en premies, ernstige beroepsfouten, etc.
  2. beroepsbekwaamheid
  3. financieel-economische situatie van de aanbieder
  4. technische criteria, ervaring met soortgelijke opdrachten, voldoende gekwalificeerd personeel, etc.

De gunningcriteria toetsen of de offerte voldoet aan de wensen van de aanbestedende partij. Eerste gunningcriterium is een keuze tussen de laagste prijs of de economisch meest voordeligste aanbieding. Indien voor de tweede optie wordt gekozen, dan gelden er extra criteria, zoals kwaliteit van de offerte, plan van aanpak, levertijd, kennis van het specifieke werkveld en de regio etc. De aanbestedende partij dient vooraf in de opdracht duidelijk te maken welke rangvolgorde bij de selectie van offertes (de gunning) gehanteerd zal worden. De kosten blijken in de praktijk een groot gedeelte van de beoordeling te bepalen.

Resultaat van de Europese aanbesteding

De formele gunning van de opdracht wordt vastgelegd in een privaatrechtelijk contract tussen overheid en private onderneming. Het bestuursrecht is niet van toepassing bij aanbesteden. Dit houdt onder meer in dat er sprake is van een resultaatsverplichting in plaats van een inspanningsverplichting. Het termijn van het contract wordt bij publicatie van de aanbesteding door de aanbestedende partij bekend gemaakt. Na het verlopen van het contract kan weer een Europese aanbestedingsprocedure worden gestart: nieuwe ronde, nieuwe kansen

Een raamovereenkomst is ook mogelijk. Dit is een overeenkomst met het doel de voorwaarden van de te gunnen overheidsopdrachten voor een bepaalde periode vast te leggen. Vervolgens worden nadere opdrachten bepaald. Een raamovereenkomst kan met ten minste 3 ondernemers worden gesloten. Het aanbesteden van een raamovereenkomst kan extra werk voorkomen. Een raamcontract is in beginsel vier jaar geldig. Toch is het ook mogelijk te kiezen voor een langdurig raamcontract. Dit moet echter helder gemotiveerd worden. Het is ook mogelijk om een contract stilzwijgend te verlengen. Dit moet wel vooraf in de aanbesteding en in het contract zijn bepaald.

Samen in de Europese aanbesteding

Partijen mogen samen op een aanbestedingsopdracht ingaan, bijvoorbeeld via een consortium. Achter de samenwerking kunnen verschillende redenen schuilgaan:

  • Het bestrijken van een bredere markt door beide partijen
  • Het bestrijken van een grotere regio door beide partijen
  • Vergroting van de kennis
  • Vergroting van de capaciteit
  • Risico-spreiding
  • Het aanspreken van nieuwe netwerken
  • Strategische redenen
  • Etc.

Alternatieven?

Om de Europese aanbestedingsprocedure te ontlopen (en de daarbij horende regels en eisen) worden verschillende mogelijkheden naar voren geschoven, zoals subsidiëren van de diensten, vouchersysteem en het opdelen van de opdracht in percelen. Het is echter de vraag of deze mogelijkheden daadwerkelijk alternatieven zijn voor het Europees aanbesteden. Hieronder worden deze “alternatieven” toegelicht.

Subsidie

Een dienst of levering, afhankelijk van de waarde, kan door overheidsinstellingen ook worden gesubsidieerd. Dit is ook het geval met de diensten die onder de Wmo vallen, zoals de welzijnsdiensten. Bij subsidiering van commerciële diensten moet men wel oppassen dat er geen sprake is van staatssteun en oneerlijke concurrentie (belemmering vrije markt). Indien dit het geval is zullen ook deze diensten moeten worden aanbesteed in verband met eerlijke concurrentie.

Vouchersysteem

Het vouchersysteem voor huishoudelijke hulp kent twee varianten: het aanbieden van een Persoonsgebonden Budget (PGB) en zorg in natura. Gemeenten zijn verplicht om zowel een PGB als zorg in natura in te voeren. Een PGB is niet aanbestedingsplichtig, maar de zorg in natura wel wanneer deze €211.000 overschrijdt. Met andere woorden: door een vouchersysteem in te voeren ontlopen gemeenten niet de aanbestedingsplicht.

Opdracht in Percelen

Het is geen enkel probleem om een opdracht in percelen te verdelen als de kleine opdrachten verschillende specifieke uitvoeringen en criteria kennen. Het wordt lastiger als blijkt dat overheden door middel van verdeling in percelen de plicht tot Europees aanbesteden willen ontlopen. Immers, de grote opdracht met aanbestedingsverplichting wordt dan verdeeld in meerdere delen met waarden onder de drempelwaarde. Vanuit de Europese Unie bestaat er geen verplichting om deze kleinere opdrachten Europees aan te besteden. Maar inmiddels gaan wel geluiden op om ook deze markt van kleine opdrachten transparant te houden, zodat ook niet-lokale bedrijven de mogelijkheid hebben om te reageren op een aanbesteding.

De mogelijkheid van bezwaar

Aanbiedende partijen kunnen tijdens de procedure en na de gunning beroep en bezwaar aantekenen. Vaak is hiervoor een termijn ingesteld van minimaal 15 dagen voordat de opdracht officieel gegund wordt. Redenen tot bezwaar kunnen zijn: het niet delen van bepaalde informatie met alle partijen (voorkennis), het meten van de opdracht met twee maten, de gunningcriteria komen niet overeen met de uiteindelijk gekozen aanbieding, de aanbiedende partij heeft geen reële aanbieding gedaan, termijnen zijn overschreden.

Mogelijke gevolgen van fouten (offerte, termijnen, selectie etc.) tijdens de procedure:

  • De Europese Commissie berispt de aanbestedende partij.
  • De aanbestedende partij moet een accountant inzicht geven in zijn administratie. Mogelijk kan de accountant geen financiële verklaring afgeven.
  • De rechter kan de aanbestedingsprocedure stopzetten.
  • De overeenkomst tussen opdrachtgever en gegunde partij kan worden ontbonden.
  • De eerder afgewezen partij kan alsnog deelnemen aan de procedure.
  • De aanbestedingsprocedure moet opnieuw worden opgestart.
  • De gegunde partij dient financiële claims in bij de aanbestedende partij wanneer een contract op gerechtelijk bevel wordt ontbonden.

Meer informatie

Officiële publicatiewebsites voor aanbestedingen

Andere websites waarop aanbestedingen zijn in te zien

  • Aanbestedingskalender
    Een site waarop veel (maar niet alle) Nederlandse aanbestedingen worden gepubliceerd.
  • Aanbestedingen on line
    Website met achtergrondinformatie over aanbesteden en specifieke informatie over aanbesteden binnen de Wmo. Geeft ook overzicht van actuele aanbestedingen, maar deze moeten wel door de aanbestedende partij op de site zijn gezet.
  • Tenderned
    Nederlandse website voor opdrachtgevers en opdrachtnemers waar aanbestedingen worden gepubliceerd.

Websites met achtergrondinformatie

  • Europadecentraal
    Gezamenlijke website van de Vereniging Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en het ministerie van binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties. Heeft tot doel de kennis en expertise over Europees recht en de juiste toepassing ervan bij de decentrale overheden te vergroten.
  • Kennisplatform Europees aanbesteden
    Kennisplatform over Europees aanbesteden, aanbestedingsprocedures, de Europese aanbestedingsrichtlijnen en jurisprudentie van zowel de nationale rechter als van het Europese Hof van Justitie.
  • Kenniscentrum Europees aanbesteden
    Kenniscentrum voor europees aanbesteden voor en door inkoop- en aanbestedingsprofessionals.
  • Ministerie van Economische Zaken
    Algemene informatie over aanbesteden, onder andere de wetgeving.
  • Ovia
    Portalwebsite met informatie over overheidsinkopen en -aanbesteden. Informatie over wet- en regelgeving, beleid, organisatie, inkoopsamenwerking, elektronisch inkopen, integriteit en duurzaam inkopen is gebundeld in dossiers op deelgebieden. De site biedt ook downloads van diverse handreikingen.

Overige websites

  • BIBOB
    Website van het ministerie van juistitie over de wet BIBOB: Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur.